Правила составления графика отпусков

За две недели до конца календарного года каждая организация должна подготовить план отпусков для всех сотрудников, согласовать и утвердить его с руководством. Это положение закреплено в трудовом законодательстве и является обязательным. Сотрудникам отдела кадров предстоит тщательно изучить вопрос, как составить график отпусков согласно требованиям законодательства, а также организовать согласование сроков для подразделений предприятия, чтобы уход сотрудника не привел к работе прерывания.

Под графиком отпусков понимается локальный нормативный акт, определяющий последовательность предоставления оплачиваемого ежегодного отдыха персоналу организации. Это обязательно как для сотрудника, так и для руководителя предприятия. Неосторожное оформление документа может привести к нарушению производственного процесса или нарушениям, влекущим административную ответственность. Поэтому к вопросу о том, как правильно составить график отпусков, нужно отнестись очень серьезно.

Общие положения

Главное правило, предписывающее заблаговременно утверждать программу отпусков на предприятии, содержится в ст. 123 ТК РФ. Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позднее, чем за 2 недели до начала следующего года, этот документ должен быть подготовлен и утвержден.

В процессе приготовления необходимо:

  1. Разработайте и утвердите форму документа.
  2. Согласуйте продолжительность и сроки отпуска по подразделениям.
  3. Внесите в единый документ записи обо всех праздниках нанятого персонала.
  4. Подпишите его с руководством.

Поскольку при составлении документа необходимо соблюдать все правила ТК, касающиеся предоставления оплачиваемых дней, на предприятии закрепляется ответственный сотрудник, который составляет и координирует ход отпусков на предприятии.

Правила составления

Правила планирования отпуска

Если опыта недостаточно, ответственным сотрудникам сложно правильно организовать процесс, составить план отпусков, чтобы соблюдались права работников и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Планирование отпуска следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников получить оплачиваемый отпуск в любой момент времени. Как правило, значительная часть сотрудников компании стремится отдыхать летом. Прежде всего, необходимо организовать периоды отпусков таким образом, чтобы приоритет отдавался праву отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Для начала необходимо решить вопрос о продолжительности отдыха и свиданиях со следующими работниками:

  • супруги, жены которых опаздывают на беременность и уже ушли в декретный отпуск;
  • работникам, занятым неполный рабочий день, которым в соответствии со статьей 286 ТК РФ необходимо совершить прогулку в период отдыха по основной работе, при наличии подтверждающего документа с основного места работы во время планового отпуска на очередной год;
  • граждане в возрасте до 18 лет;
  • сотрудники, имеющие статус «Почетный донор Российской Федерации» (на основании абзаца 1 пункта 1 статьи 23 Закона № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г);
  • законные супруги лиц, находящихся на военной службе, имеют право на отдых в тот же период в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2012 г. 76 от 27 мая 1998 г., с документальным подтверждением того, что вторая половина уходит в отпуск в этот же период;
  • граждане, пострадавшие от последствий аварии на Чернобыльской АЭС (согласно Закону № 1244-1 от 15 мая 1991 г.), бенефициары, определенные законом о Чернобыльской катастрофе;
  • Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
  • Граждане, получившие значительную дозу радиации во время испытаний на Семипалатинском полигоне.
  • Один из родителей (опекуны, опекуны), воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет, предоставил справку о том, что другой родитель не пользуется данным пособием.
  • Многодетные родители, если детям не исполнилось двенадцати лет (см. Подробнее: Отпуск к многодетным родителям в любое время).
  • Иные лица в соответствии с действующим законодательством РФ.
  • Начать процесс составления плана отпуска рекомендуется с вышеперечисленных категорий граждан. Во избежание недоразумений лучше всего попросить их написать заявление с указанием точного времени запланированного отдыха. Даже если впоследствии возникнут трудности с согласованием дат, ответственным сотрудникам легче подтвердить соблюдение права на отпуск по просьбе сотрудника льготной категории.

    Подготовительные работы

    Для нормальной работы предприятия рекомендуется предоставлять по совместительству не более 10% работников, числящихся в фонде заработной платы. Поэтому необходимо проанализировать полученные данные и перейти к следующему этапу планирования, выявив сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательной замене.

    Регулирование отпусков для сотрудников и лиц, уполномоченных выполнять свои обязанности, поможет избежать сбоев в производственных процессах.

    Последний шаг — равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с сотрудниками перенос отпусков на нежелательные месяцы, чтобы предложить разделение периодов. Кроме того, для того, чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело юридическую силу, требуется письменное согласие сотрудников.

    Содержание документа

    Особого внимания требует процедура составления таблицы, определения ее основного содержания. Каждая диаграмма должна включать следующую информацию:

    1. Список всего нанятого персонала (указать граждан, с которыми у компании есть подписанный и действующий договор).
    2. Продолжительность в днях (определяется на основании ТК РФ и иных нормативных правовых актов в общей сумме причитающихся за истекший период, включая неиспользованный отпуск). Важно помнить, что помимо выделения оплачиваемых дней в общем порядке существуют обстоятельства для назначения дополнительного срока. Работодатель может выделить дополнительные дни к установленным федеральным законодательством на основании действующих на предприятии правил внутреннего распорядка.
    3. Начало праздничного периода. Обозначается точной датой или месяцем (в этом случае от работника потребуется дополнительная выписка, а регламент с указанием предупреждения работодателя за 2 недели до отдыха вносится в локальный акт организации.
    4. Разделение оплачиваемых дней. Дополнительная графа, в которой сотрудники расписываются, соглашаясь разделить установленные законом дни на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.

    Компания может разрабатывать собственные формы для согласования периодов отпусков сотрудников с утверждением образца для заполнения графика отпусков. Форма предприятия по новым правилам утверждается приложением к учетной политике компании.

    Подготовка к составлению

    Разработка программы, как отдельная обязательная процедура, описана во внутренних документах компании (это также может быть коллективный договор). Правила и примеры составления утверждаются внутри компании, исходя из общих требований ведения кадрового учета. Желательно оформить отдельное положение с указанием порядка планирования отпусков и конкретных лиц, подписывающих и утверждающих документ о планируемом отпуске на предприятии.

    Помимо определения того, кто отвечает за разработку формы, они определяют, кто будет вести график отпусков в течение года, определяют формат утверждения и требуется ли печать.

    Если работа по заполнению таблицы не определена в рамках других стандартов компании, то необходимо оформить отдельный заказ для определения:

    1. Лицо, уполномоченное составить и подготовить выписку из отпускной программы. Вы можете распределить ответственность между руководителем отдела кадров и его сотрудником.
    2. Период предварительного согласования сроков с сотрудниками в подразделениях.
    3. Период, в течение которого руководитель утверждает таблицу, подготовленную кадровой службой.
    4. Сроки подготовки документа (оформляется не позднее, чем за 2 недели до конца текущего года).

    Типичные ошибки включают несогласованность в последовательности старта рабочих, что приводит к остановкам производства из-за отсутствия взаимозаменяемости персонала. Перед утверждением важно учитывать периоды отдыха каждого сотрудника, поскольку в конечном итоге график отпусков подписывает руководитель.

    Во избежание споров рекомендуется описать порядок распределения выходных дней во внутренних документах компании. Например, депутаты и их руководители не могут отдыхать одновременно.

    В общеобразовательном учреждении разрешается указывать конкретные месяцы отдыха учителей (исходя из учебного года и студенческих каникул). В связи с производственными потребностями разрешается выделять отдыхающим определенный период года, если для этого периода характерно уменьшение объемов работ. Следовательно, работодатель вправе определять периоды, в которые лучше всего организовать ежегодный оплачиваемый отдых персонала.

    В процессе разработки уполномоченные сотрудники сталкиваются с трудностями.

    Как согласуют время отдыха для только что принятого работника

    При составлении программы на следующий год возникают сложности с распределением отпусков с учетом вновь принятого на работу человека. Согласно ст. 122 Трудового законодательства, работник имеет право попросить отпуск по истечении шести месяцев работы. По согласованию с руководством можно ожидать оплачиваемых дней.

    Для некоторых категорий вопрос о том, являются ли выходные по первому требованию работника обязательными, не является необходимым, поскольку компания обязана предусмотреть дни, предусмотренные законом (работники до 18 лет, работники, работающие неполный рабочий день и т.д.)

    Рекомендуется назначить нового сотрудника с датой начала работы не ранее, чем через 6 месяцев после приема на работу. При приеме допускается оформление дополнительных отпусков для новых сотрудников.

    Совместительство

    Для оформления отпуска по совместительству необходимо уточнить дни оплачиваемого отдыха на другой работе.

    Согласно ст. 286 ТК РФ, предприятие, на котором лицо работает по совместительству, обязано распределять дни согласно графику отпусков работника, утвержденному другой организацией.

    Сложности могут возникнуть, если сотрудник, присоединяющийся к работе в компании, просит перенести дни, так как период отпуска в другой компании переносится.

    Декрет

    При ведении учета наемных сотрудников и их отпусков особое внимание уделяется включению в указ учетных записей о женщинах. Действительно, нет четких юридических положений, позволяющих включать работниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в основной список отпусков. Бывают ситуации, когда сотрудник внезапно прекращает действие декрета и выходит на работу, ранее воспользовавшись правом на оплачиваемый отпуск.

    Если есть возможность выйти из декретного отпуска в следующем году, рекомендуется согласовать планы отпусков с работницей.

    Порядок оформления и утверждения

    Плановый отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до конца уходящего года. До 2013 года программа отпусков составлялась в установленной законом форме (Т-7). В настоящее время эта форма является необязательной, но для удобства ее можно использовать, удалив ненужные и добавив необходимые столбцы.

    в предлагаемую таблицу разрешается вносить изменения: исключение и добавление новых столбцов. Информация о ОКУД, ОКПО, торговых марках профсоюзов (если их нет) не является обязательной. Ячейки часто дополняются колонками для согласования с ведомствами и юристами.

    также допускается вставка графы с подписью работника при ознакомлении с датой начала отпуска.

    Поэтому в график праздничных дней обычно вносится следующая информация:

  • название организации;
  • номер документа, дату выдачи и на какой год он составлен;
  • информация о мотивированном мнении союза (при наличии);
  • место для фиксации утверждения документа;
  • информация о сотруднике (имя, должность, количество выходных, ожидаемая дата начала отсутствия);
  • графы для ввода информации о фактической дате выезда в отпуск, его переносе и снятии;
  • ячейки для установления ознакомления работников;
  • сведения о разработчике документа, его подпись.
  • Все сотрудники должны быть включены в местный нормативный акт, в том числе находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и частично занятые. Если сотрудник планирует взять часть оплачиваемого отдыха, информация об этом оформляется в две строки. Также следует помнить, что часть непрерывного отсутствия должна составлять 14 дней и более. В документе фиксируются как основной, так и дополнительный отпуск.

    Не стоит недооценивать важность того, зачем нужна программа отпуска, так как документ регулирует важную часть трудовых отношений и подтверждает соблюдение норм трудового законодательства на предприятии.

    Кроме того, к процессу разработки подключается специалист отдела кадров. Процесс оформления можно разделить на несколько частей, в зависимости от заполняемых столбцов:

    1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, необходимо ввести всю исходную информацию о компании, название структурного подразделения, должность и ФИО сотрудников, работающих в организации. Пятая колонка содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. При разбивке отпуска на части информация оформляется отдельными строками для каждого случая использования права на отдых. Шестой столбец заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается для удобства указывать весь период.
    2. Также в течение года необходимо делать корректировочные записи в графах 7-10. Они заполняются вручную, в процессе использования сотрудниками права на отдых. Если человек использует дни вне расписания, в восьмом столбце отражается сноска на номере и дате внутреннего документа, по которому производится корректировка (внутренний порядок). При внесении информации в этот столбец следует учитывать, что заявление сотрудника само по себе не является достаточным основанием для перевода — заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним распоряжением. Девятый столбец описывает ожидаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). Седьмой столбец включает информацию о фактическом использовании дней.
    3. Последний столбец — 10а, он содержит записи, сделанные сотрудником, отвечающим за кадровую службу. В нем отражается вся полезная информация, касающаяся отпуска конкретного сотрудника (причина сдвига сроков, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

    Запланированные праздничные дни обеспечивают нормальную работу компании, без дублирования и перерывов, однако редко удается соблюдать предусмотренные периоды, поскольку со временем возникают различные непредвиденные ситуации, требующие адаптации. Информация в документе позволяет отслеживать использование сотрудниками права на оплачиваемые дни и регулировать праздничные дни в праздничные дни.

    Следующим шагом в планировании является получение аргументированного мнения профсоюза (если таковое имеется). Согласно законодательству, на утверждение представителя государственного органа дается 5 рабочих дней. Затем документ не позднее двух недель с начала года, на который он составлен, утверждается руководителем предприятия.

    Завершающим этапом является ознакомление сотрудников с местным нормативным актом под роспись.

    Как хранится график отпусков

    Местом хранения документа является отдел кадров предприятия, однако для удобства работы копии могут потребоваться для работы бухгалтеров. Кроме того, документ часто требуется для финансовых услуг бизнеса при ведении управленческого учета. Информация поможет вам своевременно забронировать отпускные фонды и организовать бесперебойную работу организации.

    Остальным службам и структурным подразделениям подробный отчет о планировании отпуска не требуется. По их запросу готовятся отдельные выписки.

    Помимо правильного оформления и сроков подготовки документов, также важен срок хранения в организации. Согласно установленным правилам статьи 693 (перечень архивных документов, типовых для предприятия, утвержденный в 2010 году приказом Минкультуры РФ № 558), график отпусков должен сохраняться не менее одного года, то есть до конца года, следующего за отчетным.

    При определении того, сколько лет хранятся программы, исходят из потребности компании, но не менее срока, утвержденного упомянутым Перечнем.

    Ответственность за несоблюдение

    Помимо сотрудников, ответственных за подразделения, определенные внутренним регламентом организации, за их составление несут ответственность руководители организаций и юридических лиц. Работодатель обязан заранее согласовать и правильно оформить документ с учетом прав на отдых наемного персонала, гарантированных Трудовым кодексом РФ. При утверждении программы необходимо учитывать, что есть определенные категории работников, которым требуется ежегодный отпуск.

    В случае нарушения порядка оформления документа руководители и ответственные лица подлежат штрафу по п. 5.27 КоАП РФ, поскольку такое проступок влечет административное взыскание. Для сотрудников размер штрафа не превышает 5 тысяч рублей, а для организации-работодателя, не подготовившей к требуемому сроку требуемый отчет, штрафом будет штраф в размере 50 тысяч рублей или приостановление работы на 90 дней.

    Как уже было сказано, график отпусков является обязательным для обеих сторон, но бывают ситуации, которые нельзя планировать. Правовыми основаниями для нарушения этого документа будут: беременность сотрудника или супруги сотрудника, усыновление ребенка в возрасте трех месяцев и младше, отзыв сотрудника из отпуска и принятие нового сотрудника после утверждения программы.

    Решите свою юридическую проблему сегодня, не выходя из дома!
    300 рублей бесплатно

    Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

     

    Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

     
     
    Спасибо!
    Ваша заявка принята

    Юрист позвонит в течение 5 минут

     
    Анонимно
    Информация о вас не будет разглашена
    Быстро
    Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
     

    Заполняя форму, вы соглашаетесь с Согласием на обработку ПДн, Политикой обработки ПДн и Пользовательским соглашением.