Добавить в закладки
Содержание
В деловом общении между структурными подразделениями используется памятка, образец которой зависит от заявленной сущности. Документ отличается лаконичностью, ясностью выявленной проблемы и улучшает взаимодействие отделов, помогая в быстром решении производственных проблем.
Цель составления
Формат памятки, как и сам документ, в Общероссийской картотеке отсутствует. В деловой практике рекомендуется оформлять в соответствии с общими требованиями, предлагаемыми стандартами в отношении документации. Отличительной особенностью памятки является «горизонтальное» направление для обеспечения связи между подразделениями. Как правило, получатель и получатель занимают эквивалентные позиции в иерархической структуре.
Текст примечания содержит:
Написание памятки необходимо для взаимодействия между отделами, которое не требует вмешательства руководства и принятия управленческих решений. Возникшую производственную проблему руководитель отдела решает с коллегой из другого отдела. Записка руководителю от подчиненного сотрудника по сути является меморандумом, а объяснение несвоевременного выполнения возложенных на него обязанностей носит пояснительный характер.
Шаблон написания служебной записки
Нет единого модуля документов. Однако примерное напоминание следует отличать краткостью, лаконичностью изложения, четкой формулировкой вопросов и предложений по их решению.
Схема написания следующая:
- Почтовый индекс, указывающий структурное подразделение, занимаемую должность и имя получателя, дату составления и присвоенный номер исходящей корреспонденции.
- Название и краткий заголовок, указывающий на суть. Например, «О поставке канцелярских товаров», «О предоставлении информации о движении денежных средств» и т.д.
- Повествовательная часть, излагающая суть проблемы, требующей решения на уровне единства.
- Предлагаемые автором решения или просьба организовать в кратчайшие сроки с указанием конкретных дат при необходимости.
- Указание получателя (имя, должность и структура или отдел).
Вы можете написать памятку на листе формата А4 или отправить ее получателю по электронной почте. Рекомендуется, в соответствии с принятым регламентом документооборота, получить подтверждение прочтения.
В случае отправки в электронном формате важно запросить уведомление о получении отправленного сообщения, отметив соответствующее поле. Уведомление будет служить отправителю, чтобы гарантировать отправителю, что письмо действительно отправлено конкретному получателю в течение требуемого периода времени, а также сформулированной проблемы и предлагаемых решений.
Рекомендации по составлению
Нет панацеи от того, как написать памятку. Исходя из цели компиляции, необходимо очень четко обозначить проблему и выразить конкретные пожелания, адресованные получателю. Если цель памятки — проинформировать сотрудника о проблеме дальнейшей солидарной ответственности, если решение не будет принято, то акцент должен быть сделан на повествовательной части. Если получатель требует конкретных мер, укажите последствия игнорирования документа.
Желаемый объем текста не должен превышать 6-7 строк. Следует исключить практические сдвиги, не несущие смысловой нагрузки, такие как «Предлагаю вашему вниманию», «с учетом изложенного». Как начать напоминание без стандартных фраз и как его закончить? Важно сразу выявить проблему, не отвлекая внимание адресата от «словесного мусора», и в конце четко сформулировать термины и желаемые действия коллеги.
Краткое изложение фактов, не отвлекаясь на детали, не имеющие прямого отношения к делу, — это стремление к продуктивному сотрудничеству с сотрудником и одновременно возможность разделить ответственность в случае негативных последствий. Дальнейшее принятие решения руководством в ходе последующих процедур зависит от внешнего вида служебной записки, четкости определения задач.
Служебные записки вместе с пояснительной запиской и пояснительными записками относятся к документам внутренней корреспонденции компании и подлежат хранению в архивах компании в течение пяти лет. Поэтому при проверке в этот период и выявлении нарушений виновный может продемонстрировать максимальные усилия, приложенные с его стороны.