Положение об управлении учета ценных бумаг и отчетности по ним

Утверждаю Руководитель ________________________ ________________________ "___"___________ ____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении учета ценных бумаг и отчетности по ним

г. ________________

"__"_________ ____ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Управление учета и отчетности по ним является самостоятельной функциональной службой, ответственной за установление единого порядка работы с документами по операциям с ценными бумагами в компании.

1.2. В своей деятельности управление учета и отчетности руководствуется действующим законодательством, финансовым правом, нормативными, методическими и другими руководящими материалами по деятельности компании на рынке ценных бумаг, приказами и указаниями руководства компании, правилами ведения учета и отчетности операций с ценными бумагами.

1.3. Наименование должностей сотрудников управления учета и отчетности устанавливается в соответствии со штатным расписанием компании.

1.4. Управление учета и отчетности возглавляет начальник управления учета и отчетности, который назначается и освобождается приказом Руководителя компании.

1.5. Начальник управления учета и отчетности должен иметь высшее образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее 2-х лет.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

С целью установления единого порядка работы с документами и ценными бумагами в компании, учитывая формализацию документационных процессов, а также унификацию документов и ценных бумаг по их составу и содержанию с учетом рекомендаций Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и стандартам внутреннего учета операций с ценными бумагами, управление учета и отчетности выполняет следующие функции:

2.1. Разрабатывает порядок работы с документами, образующимися в процессе деятельности компании на рынке ценных бумаг.

2.2. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы по операциям с ценными бумагами (далее - ЦБ).

2.3. Осуществляет прием поручений на сделку по ЦБ; регистрацию договоров купли-продажи ЦБ; учет поступающих денежных средств и ЦБ; отражение на счетах бухгалтерского и депозитарного учета операций, связанных с движением ЦБ; систематизацию документов в разрезе аналитического и синтетического учета; своевременное составление отчетности перед руководством и клиентами по операциям с ЦБ в соответствии с правилами внутреннего учета и отчетности ЦБ.

2.4. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления документов, расчетов по обязательствам и требованиям с ЦБ.

2.5. Осуществляет сверку количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

Такая сверка также осуществляется при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

В случае выявления в результате сверки расхождений отдел обязан уведомить об этом руководство, установить причины расхождения, а также принять меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать законных прав зарегистрированных лиц.

2.6. Ведет работу по разработке условий и оформлению договоров, обеспечивающих нормальное функционирование оборота ЦБ компании, контролирует их выполнение. Организует внутренний контроль документооборота, связанного с ценными бумагами.

Каждый документ (запрос), связанный с ценными бумагами, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.

2.7. Участвует в разработке эффективных технологий и направлений работы по документообороту операций с ЦБ.

2.8. Участвует в проведении экономического анализа финансовой деятельности компании по данным отчетности в целях выявления резервов, устранения недостатков и непроизводительных затрат по операциям с ЦБ.

2.9. Организует и контролирует взаимодействие с контрагентами.

3. ПРАВА

Для выполнения указанных функций начальнику управления учета и отчетности предоставляется право:

3.1. Проверять выполнение поручений по сделкам, а также соблюдение правил организации и ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами.

3.2. Привлекать специалистов к подготовке проектов документов и технологий документооборота по операциям с ЦБ.

3.3. Требовать от функциональных служб и отдельных сотрудников компании предоставления информации, необходимой для осуществления деятельности управления учета и отчетности; требовать выполнения его указаний в пределах функций, предусмотренных настоящим положением.

3.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае нарушения установленных правил.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4. ПОМЕЩЕНИЯ, ОБОРУДОВАНИЕ, ПРОГРАММЫ

4.1. Отдел для выполнения возложенных на него прав и обязанностей обеспечивается помещениями, оборудованием, компьютерными программами.

4.2. Требования к помещениям, оборудованию и программному обеспечению, используемым отделом.

4.2.1. В деятельности отдела используются следующие специальные помещения:

- рабочий зал;

- архив;

- хранилище сертификатов.

4.2.2. Доступ к архиву должен быть ограничен, а помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

4.2.3. Доступ к компьютерному оборудованию, где хранится информация реестра, должен быть разрешен только уполномоченному на это персоналу. Помещение, в котором установлено указанное компьютерное оборудование, должно быть защищено от доступа посторонних лиц и содержаться в должном порядке с регулируемой температурой воздуха и влажностью, с установленными детекторами дыма и противопожарной сигнализацией.

4.2.4. Отдел должен иметь специально оборудованное помещение для хранения сертификатов (хранилище) или хранить их в кассе организации.

4.3. Программное обеспечение, используемое отделом для ведения реестра, должно быть лицензионным.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На начальника управления учета и отчетности возлагается ответственность за:

5.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами по операциям с ЦБ.

5.2. Соответствие информации во внутренних учетных регистрах истинному состоянию инвестиционного портфеля ценных бумаг компании.

5.3. Выполнение функций, возложенных на управление учета и отчетности.

5.4. Выполнение указаний и поручений руководства компании, плана работы.

5.5. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5.6. Соблюдение конфиденциальности сведений, полученных от руководства компании.

5.7. Отдел несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по учету и хранению ценных бумаг (в том числе необеспечение конфиденциальности информации и предоставление недостоверных или неполных данных) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Начальник управления учета и отчетности по характеру своей деятельности находится в тесном взаимодействии с:

6.1. Начальниками отделов компании - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления отчетности руководству.

6.2. Управлением торговли - по вопросам организации и ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами.

6.3. Группой контроля - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов, вопросам проведения и учета операций с ЦБ в соответствии с законодательством Российской Федерации, вопросам налогообложения.

6.4. Отделом обслуживания - по вопросам технического обеспечения работы подразделения.

Начальник управления учета и отчетности ____________________ ____________________