Общие требования к оформлению кадровой документации

Общие требования к оформлению кадровой документации

------------------T-------------------------------------------------------¬

¦   Наименование  ¦                                                       ¦

¦    реквизита    ¦                  Требования к оформлению              ¦

¦    документа    ¦                                                       ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Должно соответствовать наименованию, закрепленному     ¦

¦                 ¦в ее учредительных документах. Сокращенное наименование¦

¦                 ¦организации приводят в тех случаях, когда оно          ¦

¦                 ¦закреплено в учредительных документах организации.     ¦

¦                 ¦Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже     ¦

¦                 ¦полного.                                               ¦

¦                 ¦Над наименованием организации указывают сокращенное,   ¦

¦   Наименование  ¦а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей ¦

¦  организации -  ¦организации.                                           ¦

¦ автора документа¦Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех  ¦

¦                 ¦случаях, когда оно закреплено в уставе (положении)     ¦

¦                 ¦организации. Наименование на иностранном языке         ¦

¦                 ¦располагают ниже наименования на русском языке.        ¦

¦                 ¦Наименование филиала, территориального отделения,      ¦

¦                 ¦представительства, структурного подразделения          ¦

¦                 ¦организации указывают в том случае, если оно           ¦

¦                 ¦является автором документа, и располагают ниже         ¦

¦                 ¦наименования организации                               ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Проставляют по Общероссийскому классификатору          ¦

¦                 ¦предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об ¦

¦Код организации -¦организации включают: почтовый адрес; номера телефонов ¦

¦ автора документа¦и другие сведения по усмотрению организации (номера    ¦

¦                 ¦факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты  ¦

¦                 ¦и др.)                                                 ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦Наименование вида¦Регламентируется уставом (положением) организации и    ¦

¦    документа,   ¦должно соответствовать видам документов,               ¦

¦  составленного  ¦предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).         ¦

¦  или изданного  ¦В письме наименование вида документа не указывают      ¦

¦   организацией  ¦                                                       ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦    Код формы    ¦Проставляют по Общероссийскому классификатору          ¦

¦    документа    ¦управленческой документации (ОКУД)                     ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Является дата его подписания или утверждения, для      ¦

¦                 ¦протокола - дата заседания (принятия решения),         ¦

¦                 ¦для акта - дата события. Документы, изданные двумя или ¦

¦  Дата документа ¦более организациями, должны иметь одну (единую) дату.  ¦

¦                 ¦Дата документа оформляется арабскими цифрами (день     ¦

¦                 ¦месяца, месяц, год), также допускается словесно-       ¦

¦                 ¦цифровой способ оформления даты                        ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Состоит из его порядкового номера, который можно       ¦

¦                 ¦дополнять по усмотрению организации индексом дела по   ¦

¦                 ¦номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,        ¦

¦ Регистрационный ¦исполнителях и др. Регистрационный номер документа,    ¦

¦ номер документа ¦составленного совместно двумя и более организациями,   ¦

¦                 ¦состоит из регистрационных номеров документа каждой из ¦

¦                 ¦этих организаций, проставляемых через косую черту      ¦

¦                 ¦в порядке указания авторов в документе                 ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦    Ссылка на    ¦                                                       ¦

¦ регистрационный ¦Включает регистрационный номер и дату документа,       ¦

¦   номер и дату  ¦на который дается ответ                                ¦

¦    документа    ¦                                                       ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Указывают в том случае, если затруднено его определение¦

¦Место составления¦по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные ¦

¦   или издания   ¦данные об организации". Место составления или издания  ¦

¦    документа    ¦указывают с учетом принятого административно-          ¦

¦                 ¦территориального деления, и оно включает только        ¦

¦                 ¦общепринятые сокращения                                ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦ Гриф ограничения¦Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для         ¦

¦     доступа     ¦служебного пользования и др.) можно дополнять данными, ¦

¦   к документу   ¦предусмотренными законодательством об информации       ¦

¦                 ¦ограниченного доступа                                  ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Могут быть организации, их структурные подразделения,  ¦

¦                 ¦должностные или физические лица. При адресовании       ¦

¦                 ¦документа должностному или физическому лицу инициалы   ¦

¦                 ¦указываются перед фамилией. Наименование организации   ¦

¦     Адресат     ¦и ее структурного подразделения указывают              ¦

¦    документа    ¦в именительном падеже. Документ не должен содержать    ¦

¦                 ¦более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым,   ¦

¦                 ¦третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем¦

¦                 ¦количестве адресатов составляют список рассылки        ¦

¦                 ¦документа                                              ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦При утверждении документа должностным лицом гриф       ¦

¦                 ¦утверждения документа должен состоять из слова         ¦

¦                 ¦Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица,  ¦

¦                 ¦утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии¦

¦ Гриф утверждения¦и даты утверждения. При утверждении документа          ¦

¦    документа    ¦несколькими должностными лицами их подписи             ¦

¦                 ¦располагаются на одном уровне. При утверждении         ¦

¦                 ¦документа постановлением, решением, приказом,          ¦

¦                 ¦распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из  ¦

¦                 ¦слова Утверждено и наименования  утверждающего         ¦

¦                 ¦документа в творительном падеже, его даты, номера      ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Пишется на документе соответствующим должностным лицом ¦

¦    Резолюция    ¦и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, ¦

¦                 ¦срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление¦

¦                 ¦резолюции на отдельном листе                           ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦    Заголовок    ¦Включает краткое содержание документа. К тексту        ¦

¦     к тексту    ¦документов, оформленных на бланках формата А5,         ¦

¦    документа    ¦заголовок можно не составлять                          ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста  ¦

¦                 ¦или в виде соединения этих структур. Связанный текст,  ¦

¦                 ¦как правило, должен состоять из двух частей. В первой  ¦

¦                 ¦части указывают причины, основания, цели составления   ¦

¦      Текст      ¦документа, во второй (заключительной) - решения,       ¦

¦                 ¦выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может¦

¦                 ¦содержать одну заключительную часть (например,         ¦

¦                 ¦приказы - распорядительную часть без констатирующей;   ¦

¦                 ¦письма, заявления - просьбу без пояснения; справки,    ¦

¦                 ¦докладные записки - оценку фактов, выводы)             ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Внешнее согласование оформляется грифом согласования.  ¦

¦                 ¦Гриф согласования документа состоит из слова           ¦

¦                 ¦Согласовано, наименования должности лица, с которым    ¦

¦                 ¦согласовывается документ (включая наименование         ¦

¦       Визы      ¦организации), личной подписи, расшифровки подписи      ¦

¦   согласования  ¦(инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее   ¦

¦                 ¦согласование оформляется визой. Виза согласования      ¦

¦                 ¦включает наименование должности и подпись лица,        ¦

¦                 ¦визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,   ¦

¦                 ¦фамилию) и дату                                        ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦     Отметка     ¦Это отметка о контроле за исполнением документа,       ¦

¦    о контроле   ¦которую обозначают буквой "К", словом или штампом      ¦

¦                 ¦"Контроль"                                             ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)          ¦

¦    Отметка об   ¦исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об ¦

¦   исполнителе   ¦исполнителе располагают на лицевой или оборотной       ¦

¦                 ¦стороне последнего листа документа в левом нижнем углу ¦

+-----------------+-------------------------------------------------------+

¦                 ¦Включает следующие данные: ссылку на дату и номер      ¦

¦                 ¦документа, свидетельствующего о его исполнении, или при¦

¦    Отметка об   ¦отсутствии такого документа краткие сведения об        ¦

¦    исполнении   ¦исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет¦

¦   документа и   ¦храниться документ. Отметка об исполнении документа и  ¦

¦ направлении его ¦направлении его в дело должна быть подписана           ¦

¦      в дело     ¦и датирована исполнителем документа или руководителем  ¦

¦                 ¦структурного подразделения, в котором исполнен         ¦

¦                 ¦документ                                               ¦

L-----------------+--------------------------------------------------------