Отчёт о командировке: как составить и для чего он нужен

Дорожные расходы в налоговых целях принято называть расходами двойного назначения. Отнесение как уменьшение налогооблагаемого дохода возможно только в том случае, если доказана связь между затратами и хозяйственной деятельностью компании. Доказательная база — подтверждающие документы, основную роль которых берет на себя отчет о поездке, пример написания определяется целью выполняемой «миссии». Признание командировки служебной, договоренность с работником, включая возмещение расходов работодателем или отказ, зависит от грамотности составления документа.

Необходимость «командировочной» отчётности

С 01.08.2015 упрощен документооборот «командировки». Из официальных документов, необходимых для подачи, удалены:

Отмена служебного задания не внесла поправки в статью 167 ТК РФ, которая определяет командировку как поездку по приказу начальника в другой населенный пункт или страну для решения производственных проблем. Как написать отчет о командировке, если оформление документа необязательно? Как подтвердить выполнение задания по классификации поездки как служебной?

Обязательными документами, необходимыми и достаточными для завершения бухгалтерского учета расходов и окончательного расчета с отчитывающейся стороной, являются:

1. Приказ (приказ) руководителя, в том числе:
   
2. ФИО и должность направляемого лица;
3. цель поездки;
4. период, отсчитываемый с момента выезда до момента прибытия;
5. поставленные задачи для выполнения.

1. Авансовый отчет о командировке — это единая форма понесенных расходов, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 25.07.2012 г. 749 от 13 октября 2008 г с обязательным приложением подтверждающих документов, в том числе:
   
2. транспортные билеты, багажные квитанции и багажные квитанции;
3. гостиничные счета или другие документы для аренды жилья;
4. комиссии и обязанности;
5. расходы на обмен валюты;
6. копию паспорта, приложенного для подтверждения пересечения границы по приметам пограничников;
7. накладные, квитанции заправочных станций, прилагаемые к отчету о командировочных расходах, для подтверждения затрат на горюче-смазочные материалы при поездках официальными или личными средствами.

С 1 января 2013 года формы первичной бухгалтерской документации, содержащиеся в альбомах единой первичной бухгалтерской документации, не являются обязательными. При этом формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с иными федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для использования).

Информация n. ПЗ-10/2012 о вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. 402-ФЗ «Бухгалтерский учет»

Отчет об авансовом платеже содержит раздел о полученном авансе и сумме расходов на документы и суточных, установленных начальником, но стандартная форма не включает информацию о выполнении производственной деятельности, отраженной в заказе. Поэтому образец отчета о командировке в произвольной или регулируемой форме для каждой цели поездки должен быть утвержден внутренними документами.

Положение о командировке

В связи с передачей регламента документарных поездок от законодателя непосредственно на предприятия, целесообразно разработать специальное положение: внутренний локальный документ, включающий нюансы и порядок составления документооборота от заказа до отчета о выполнении командировка. В типичном месте рекомендуется предоставить:

1. Порядок выдачи аванса. Формально авансовый платеж может быть оформлен с момента оформления заказа на поездку с расчетом на предварительный заказ транспортных билетов.
2. Регулирование документооборота. Как и в случае с отчетом о командировке, образец не предоставляется. Предприятие вправе разрабатывать собственные модели или использовать готовые унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 27.07.2012 г. 1 от 05.01.2004г. Обязательные документы должны включать:
   
3. проездной документ, отражающий период, цель и местонахождение организации, куда направлен сотрудник. Штампы с датами прибытия и отъезда получателя не являются обязательными;
4. служебное задание, унифицированная форма включает краткий отчет о выполнении задания в командировке, образец Т-10а дает заключение о результатах и ​​выводы начальника о проделанной работе.

Если мероприятие не завершено, соответствующая запись линейного руководителя вставляется в отчет о командировке.

Причины несоответствия путешественник указывает в записке или в объяснении, представляемом руководителю организации для дальнейших действий:

1. Размер суточных. В должности можно разграничить размеры, которые устанавливаются в зависимости от категории сотрудника, степени важности проблем для решения, уровня активности. Если сотрудник выполнил задание частично, то можно предоставить «вилку» суточных и произвести конкретную оплату, прямо пропорциональную предполагаемой полезности поездки. В соответствии со статьей 217 Налогового кодекса Российской Федерации подоходный налог с населения и социальные отчисления не подлежат уплате за полный или неполный день пребывания, включая проезд, в пределах:
   
2. 700 рублей — по всей территории России;
3. 2500 рублей — при выезде за границу вне зависимости от страны назначения.

1. Невидимые обстоятельства. Типичной ситуацией может быть необходимость продления поездки в случае переноса запланированной встречи, проблем с транспортными билетами или отсутствия у поставщика необходимых товаров. В локации желательно предоставить алгоритм расширения:
   
2. меморандум сотрудника при возникновении непредвиденной ситуации;
3. приказ о продлении или реституции по ранее оговоренным документам с исключением неисполненного элемента из списка, содержащегося в уступке.

Компания вправе самостоятельно формировать поток отпускных документов, за исключением авансового отчета о командировке и заказа от начальника. Обязательным условием является отражение цели, сроков, принимающей организации и наличие отчетов сотрудников, свидетельствующих о завершении или неудаче деятельности.

Алгоритм составления

Ключевым документом, содержащим результат проделанной работы, является отчет о выполнении задания в командировку. Поскольку командировки различаются по целям и задачам, результат выполнения не оформляется по стандарту. Алгоритм составления рекомендуется в зависимости от типа поездки:

1. Отчет о командировке на выставку, тематический семинар, симпозиум должен содержать:
   
2. список раздаточных материалов;
3. брошюры, фотографии, каталоги, брошюры и другие печатные издания;
4. приглашения гостя на мероприятие с отметкой об участии от организаторов.

1. Если целью командировки является обмен опытом, желательно составить отчет с указанием посещений компаний, занимающихся аналогичной деятельностью. При выполнении важно:
   
2. ознакомление с технологическим процессом производства;
3. изучение бренда, преимуществ на потребительском рынке;
4. заключение договоров поставки, официальное представительство в качестве концессионера в регионе.

1. В пример отчета о командировке за границу желательно включить переговорный процесс, готовность заключить договор в сфере внешнеэкономической деятельности, учесть размер таможенных пошлин и налогов, установленных в стране пребывания, учебные группы выгодных товаров на импорт и экспорт с учетом таможенных платежей.
2. Отчет о командировке при посещении структурных подразделений должен содержать:
   
3. список «почетных визитов» представительств и официальных офисов;
4. выполнение конкретных работ в подведомственных подразделениях, включая информационные и консультационные услуги, обучение специалистов в сфере деятельности, установку оборудования и обновление программного обеспечения и технологического процесса.

Форма отчета о командировке адаптирована под «поставленную миссию». По сути, отчет должен отражать связь командировок с финансово-хозяйственной деятельностью, экономическую целесообразность понесенных затрат для получения прибыли в ближайшем будущем.

Отмена обязательного документооборота возложила на предприятие ответственность за подготовку, разработку специальных документов и публикацию положения, предусматривающего алгоритм обработки расходов от заказа до отчета об исполнении командировочного дела.

Отсутствие доказательств позволяет инспекционным структурам не учитывать командировку как командировку, исключать расходы из налогообложения, взимать дополнительную компенсацию с прибыли и приравнивать понесенные сотрудником расходы к заработной плате с удержанием налога и начислению взносы в страховые фонды.