Оплата командировок: по среднему заработку, суточных

Наличие поставщиков и покупателей-нерезидентов, представительств и филиалов без статуса юридических лиц требует от бизнеса периодического выезда на территорию других населенных пунктов. При наличии соответствующих документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается деловой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как вы оплачиваете командировку? Как рассчитывается заработная плата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно ТК РФ (статья 166), командировка — это поездка работника по заказу работодателя в другое место для выполнения конкретного индивидуального задания на определенный срок (условия договоров, складирование товаров) комплектация товаров, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подведомственных организаций). Если конкретная работа носит передвижной характер (геологи, водители грузовиков, метод охраны), командировка не распространяется на командировку.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (ст. 167) и регулирует перечень (ст. 168):

1. Оплата поездки при наличии подтверждающих документов на фактические расходы, не превышающие стоимости:
   
2. по железной дороге — секционный транспорт пассажирского или скоростного поезда;
3. самолетом — салон эконом-класса;
4. автомобильным транспортом — общественным транспортом, кроме такси.

1. Стоимость аренды помещения — счет-фактура гостиницы со следующими реквизитами:
   
2. название юридического или физического лица с указанием соответствующих персональных данных;
3. информация о количестве и спектре услуг (если включено питание, их необходимо указать отдельной строкой);
4. цены за сутки, количество дней и общая стоимость.

1. Суточные — расходы, возмещаемые предприятием или предпринимателем за каждый полный или неполный календарный день поездки, независимо от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время в пути. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ в 2018 году во избежание налогообложения НДФЛ размер суточных не может превышать:
   
2. по РФ — 700 рублей;
3. на территории ближнего и дальнего зарубежья — 2500 руб.

Компания вправе зафиксировать любую сумму суточных во внутренних документах, однако необходимо удерживать НДФЛ с суммы превышения и начислять взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключать его из расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход.

Документальное оформление

Разработан локальный внутренний документ, рекомендованный для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами — «Положение о деловых поездках». В документе важно прописать размер суточных, оформление документа, сколько дней до командировки, командировочные выплачиваются авансом. Формально предоплата за приобретение проездных на транспорт может быть оформлена сразу после оформления заказа.

С 01.08.2015 проездной сертификат, служебное задание и отчет о командировке являются дополнительными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчетом, что требует большого внимания и ясности на этапе регистрации.

Приказ о командировке

Документальное оформление командировки начинается с исполнения поручения руководителя предприятия, в том числе:

На основании приказа бухгалтерия считает дни в пути по количеству, на них выплачиваются суточные и оплачиваются ориентировочные расходы на приобретение транспортных документов.

Если требуется отсрочка, менеджер создает дополнительный заказ на продление поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в бухгалтерском учете, оплата командировки и окончательный расчет с ответственным лицом производятся на основании авансового отчета, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней с момента прибытия.
Приложения к отчету являются сопроводительными документами:

После проверки отчета бухгалтера и одобрения начальника перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если выездная командировка, в каком месяце начислять расходы и отражаться в бухгалтерском учете, подтверждается датой утверждения отчета, составляющего бухгалтерский учет.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые сотруднику в командировке за границу, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, в которую направляется сотрудник. После прибытия производится новый расчет по курсу ШНБ. Также есть ряд нюансов при поездках на разные периоды.

Однодневная командировка

Поскольку минимальная продолжительность командировки законом не установлена, работодатель вправе отправить работника в другое место на один день. В случае подтверждения связи с хозяйственной деятельностью эта поездка признается служебной с оплатой поездки.

Нюансы от обычных заключаются в том, что за однодневную командировку суточные в Россию не предусмотрены, за поездку за границу — не более 50% от сумм, установленных местными документами.

Формально получается, что компания не может выплатить компенсацию без налогообложения НДФЛ и отчислений на социальное страхование. Рекомендуется создать во внутренних документах пункт, объясняющий отсутствие у работника экономических льгот, из-за чего НДФЛ не взимается. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 г. 03-04-07 / 6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие имеет право нормализовать размер суточных посредством внутреннего распорядительного документа как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с сотрудником и может быть дифференцирована между сотрудниками.

Например, сотрудник уехал в командировку 10.05.2018 в 23.15 и прибыл 14.10.2018 в 00:45, суточные по внутреннему распоряжению — 900 руб. Следовательно:

1. Количество дней — 10, так как 05.10 и 14.10 включены в расчет.
2. Суточное сверх лимита: (900-700) * 10 = 2000 руб;
3. НДФЛ: 2000 * 0,13 = 260 руб.

Помимо НДФЛ, необходимо начислять в социальные фонды помимо травм сверх лимита суточные и не включаться в состав расходов, формирующих налогооблагаемый доход.

Чтобы полностью рассчитать ваши командировочные льготы, вам необходимо добавить документально подтвержденные расходы, связанные с финансово-экономической деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда сотрудник уезжает в командировку в один месяц, а возвращается в другом отчетном периоде. Если поездка идет на следующий месяц, как оплатить поездку, когда и сколько включить в расходы? Есть ли ограничения по предоплате? — вопросы бухгалтеров.

Пример Например, рабочий на производстве выехал 28.09.2018 в ближайший населенный пункт и прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил проездной от 28.09 на выезд в размере 1500 рублей без НДС и с 03.10 на въезд в размере 1400 рублей, счет за гостиницу в размере 5000 рублей. 27 сентября 2018 года ему был выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные по трудовому договору составляют 500 рублей. Отчет предоставлен 10.04.2018.

Бухгалтерские записи представлены в таблице:

Оплата труда и командировка

Оплата выездного работника рассчитывается исходя из средней заработной платы. Расчетный период — это календарный год, предшествующий месяцу начала поездки, или количество месяцев, если вы работаете в штате предприятия менее года. Отпускные дни, больничные и время бездействия исключаются из расчета.

Если рабочее время в командировке соответствует времени работы на предприятии, технически оно рассчитывается:

Если работник задействован на работе в праздничные и выходные дни, Трудовой кодекс предусматривает двойную оплату труда. Если в нерабочий день фиксируется событие производственного характера, заработная плата взимается в двойном размере за этот день или предоставляется дополнительный выходной.

Знание юридических аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровые документы — бухгалтерия — сотрудник — бюджет», высокопроизводительно работать с контрольными структурами, оптимизировать бухгалтерский и налоговый учет.