Добавить в закладки
Содержание
Должностные инструкции с развитием малых и средних предприятий превращаются в формальность, периодически поднимаемую управленческими и кадровыми службами. Ознакомительная подпись вновь принятого на работу сотрудника ответственности за надлежащее исполнение не накладывает. Для информирования руководства по вертикали карьерной лестницы предусмотрен документ — напоминание сотруднику о неисполнении служебных обязанностей.
Определение и цель документа
Слово «отношения» имеет французское происхождение и буквально означает «отношения», ассоциируемые гражданами с использованием военных в лексиконе с четко установленными правилами подчинения. Меморандум для сотрудника — это информационный документ, составленный в иерархическом порядке непосредственным руководителем структурного подразделения нарушившего сотрудника по принятой в организации схеме.
Вертикаль движения определяется специально разработанным положением о деятельности предприятия или филиала, учетной политикой и внутренними регламентами. Местные записи могут предусматривать различное количество «звеньев цепи», от непосредственного начальника до менеджера или через многочисленные услуги президенту крупной корпорации. Лицо, отвечающее за каждое соединение, составляет документ, адресованный вышестоящему иерархическому руководству, прежде чем действовать.
В век бизнеса под девизом «время — деньги» кажется нелепой и неоправданной тратой времени составлять «клевету» на сотрудника. Менеджеры среднего звена часто считают эту процедуру унизительной. Однако составитель записки не столько констатирует факт ненадлежащего исполнения служебных функций подчиненными, сколько одновременно с предлагаемыми мерами воздействия перекладывает ответственность на своего начальника.
Действительно, служебная записка и служебная записка являются аналогичными документами по форме и назначению. Но разница в том, что «услуга» — это горизонтальное движение, требующее совместных действий, а отношения — это вертикальное движение, которое побуждает руководство действовать и не разделять ответственность в случае форс-мажора с автором, а полностью брать ее на себя меня.
Форма и порядок составления
Не существует единой формы напоминания для сотрудника, не выполняющего должностные обязанности, возложенные на него образованием на соответствующем уровне, занимаемом кадровой единицей. Но чтобы быть признанным актом, имеющим обязательную юридическую силу, нота должна содержать:
- Полное имя получателя и получателя.
- Информационная часть, написанная в официальном фирменном стиле, в том числе:
- актуальное описание проблемы и сопутствующих обстоятельств в хронологическом порядке;
- анализ и выявление причинно-следственной связи с сообщением о последствиях, возникших для структурного подразделения или для компании в целом, с акцентом на потенциальных проблемах, которые могут возникнуть, если не будут приняты конкретные меры;
- устройство представляет собой авторские предложения, которые носят чисто консультативный характер, так как документ представлен вертикально, что по подчинению исключает «заметки по применению».
- Дата и подпись заявителя с указанием фамилии и инициалов.
Если из внутреннего регламента предприятия был разработан образец документа, то при составлении необходимо руководствоваться образцом. Процедура предусматривает непосредственного получателя в конкретном случае констатированного нарушения при исполнении функций.
Например, в случае нарушения трудового законодательства уведомление направляется в администрацию, в случае несоблюдения мер безопасности — в техническую службу, уполномоченную исправлять нарушения и предвидеть возможные последствия в случае бездействия.
Практические рекомендации
Неспособность разрешить ситуацию компромиссным способом побуждает менеджеров среднего звена писать отчеты своему начальству.
Текст заметки должен быть написан холодным и безапелляционным тоном, без выражения личного отношения и эмоций. Аргументы должны подтверждаться фактами, иначе сотрудник может обвинить виновного в предвзятости. Если в данный момент невозможно указать подробности, высшее руководство может рассматривать документ как болтовню и пустую трату времени.
Основные причины составления можно систематизировать:
- Невыполнение текущих заказов. Если непосредственный начальник поставил конкретную задачу сотруднику с повременной оплатой труда «под занавес» установленного времени рабочего дня, просьба начальника остаться на рабочем месте должна содержать мольбу. Сотрудник составит пояснительную записку, и заявителю будет практически невозможно доказать, что это удалось сделать в срок. Для этого нужно не работать, а организовать рабочее время.
- Нарушения трудовой дисциплины. Отсутствие в рабочее время в установленном месте должно фиксироваться хронометристом, представителем кадровой службы или службы безопасности, отмечая приход и уход сотрудников в журнал.
- Отсутствие квалификации. На практике бывают случаи, когда легче выполнить конкретную работу для сотрудника, чем объяснить, что требуется из-за отсутствия образования, знаний и интеллекта. Распространенным заблуждением является указание в аппарате на увольнение за несоблюдение занимаемой должности. Важно помнить, что несоответствие уровня должно подтверждаться конкретными аттестационными комиссиями, негативными актами проверяющих структур и заключениями специально приглашенных экспертов.
Серьезное нарушение трудовых обязанностей сотрудником Подробнее
Как написать пояснительную записку о опоздании Подробнее
Виды наказаний за опоздание на работу согласно законам Трудового кодекса
Отсутствие в декларации о трудоустройстве: правила регистрации закона
Несоблюдение — не аксиома, а теорема, требующая доказательства. Если в служебной записке зафиксированы нарушения при инициировании расторжения трудовых отношений, важно изучить статью 81 ТК РФ об увольнении за служебную несоответствие.
Написание памятки — радикальное мероприятие, требующее времени и энергии. Необходимость писать должна быть связана с конкретными рисками, угрожающими предприятию, и ответственностью человека, который не подготовил документ своевременно. Отчет должен содержать подтвержденную объективную информацию и полностью исключать личную неприязнь.